Anfang 2025 wurde der Umgang mit E-Mail-Konten ausgeschiedener Mitarbeiter erneut verstärkt diskutiert. Hintergrund waren Hinweise von Aufsichtsbehörden, dass unsauber geregelte Offboarding-Prozesse regelmäßig zu datenschutzrechtlichen Problemen führen.
Insbesondere das fortgesetzte Mitlesen, Weiterleiten oder aktive Nutzen ehemaliger E-Mail-Postfächer wurde kritisch bewertet. Dabei spielt es keine Rolle, ob dies aus organisatorischen Gründen oder zur Sicherstellung der Erreichbarkeit erfolgt.
Deutlich wurde, dass personenbezogene Inhalte ehemaliger Mitarbeiter nicht unbegrenzt weiterverarbeitet werden dürfen. Auch interne Zugriffe auf alte E-Mail-Konten bedürfen einer klaren rechtlichen Grundlage und sollten zeitlich eng begrenzt sein.
Für Unternehmen empfiehlt es sich, den Offboarding-Prozess verbindlich zu regeln. Dazu gehört unter anderem, Zugänge zeitnah zu sperren, automatische Abwesenheitsnotizen mit alternativen Ansprechpartnern einzurichten und Postfächer nach einer definierten Übergangszeit zu löschen oder zu archivieren.
Eine dokumentierte Vorgehensweise schafft Klarheit für alle Beteiligten und reduziert das Risiko von Beschwerden oder Missverständnissen im Nachgang eines Beschäftigungsverhältnisses.