Zum Jahresende 2025 zeigte sich in der Praxis erneut, dass datenschutzrechtliche Risiken in Unternehmen häufig weniger aus einzelnen Fehlentscheidungen entstehen, sondern aus gewachsenen internen Abläufen.
Insbesondere bei längeren Betriebszeiten ohne strukturelle Überprüfung hatten sich Prozesse etabliert, die ursprünglich praktikabel waren, inzwischen jedoch nicht mehr dem aktuellen organisatorischen Stand entsprachen. Dazu zählten etwa informelle Zugriffsregelungen, nicht aktualisierte Zuständigkeiten oder veraltete Dokumentationen.
Aufsichtsbehörden wiesen darauf hin, dass solche strukturellen Schwächen im Rahmen von Prüfungen oder nach Beschwerden zunehmend sichtbar werden. Dabei spielte es keine Rolle, ob die Datenverarbeitung ursprünglich rechtmäßig eingerichtet wurde.
Für Unternehmen bietet das Jahresende einen geeigneten Anlass, bestehende Datenschutzprozesse kritisch zu hinterfragen. Dazu gehört insbesondere die Überprüfung von Verantwortlichkeiten, Abläufen im Umgang mit Anfragen sowie der Aktualität interner Regelungen.
Eine regelmäßige organisatorische Bestandsaufnahme kann dazu beitragen, schleichende Risiken frühzeitig zu erkennen und die eigene Struktur nachvollziehbar weiterzuentwickeln.