Im Jahr 2024 haben mehrere gerichtliche Entscheidungen das Auskunftsrecht nach Artikel 15 DSGVO weiter konkretisiert. Für Unternehmen ist dabei insbesondere relevant, welche Informationen tatsächlich herauszugeben sind und wie mit dem sogenannten „Recht auf Kopie“ umzugehen ist.
Gerichte haben klargestellt, dass betroffene Personen grundsätzlich Anspruch auf eine vollständige Auskunft über ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten haben. Dazu können auch Inhalte aus E-Mails, internen Vermerken oder IT-Systemen gehören, sofern diese einen Personenbezug aufweisen. Gleichzeitig wurde betont, dass kein Anspruch auf die Herausgabe vollständiger Datenbanken oder interner Systeme besteht.
In der Praxis zeigt sich, dass unstrukturierte oder verspätete Auskünfte ein erhöhtes Konfliktpotenzial bergen. Insbesondere im Beschäftigtenverhältnis können Auskunftsersuchen schnell eskalieren, wenn Fristen nicht eingehalten oder Inhalte unvollständig bereitgestellt werden.
Für Unternehmen empfiehlt es sich daher, intern klar zu regeln, wie Auskunftsersuchen bearbeitet werden. Dazu gehört unter anderem die Festlegung von Zuständigkeiten, die Prüfung der Identität der anfragenden Person sowie eine strukturierte Zusammenstellung der relevanten Datenquellen. Auch sollte vorab geklärt sein, in welcher Form die Auskunft bereitgestellt wird.
Eine saubere Dokumentation des Auskunftsprozesses kann dabei helfen, Transparenz zu schaffen und Missverständnisse zu vermeiden. Sie erleichtert zudem die Nachvollziehbarkeit gegenüber Aufsichtsbehörden, falls es zu Rückfragen kommt.